E-maili Nasıl Daha Etkin Kullanabilirsiniz?
İşte yeni bir yıl daha geldi ve sizler hala 2019’dan kalan elektronik postalarınız ile dolup taşan gelen kutunuzla ilgileniyorsanız, bu yazıda paylaştığımız 3 ipucu ile 2020 yılında e-postalarınızla daha etkili ilgilenebilmeniz mümkün olacak…
Öncelikle; 3 cümleden fazla olan bir e-postayı ele alın ve bu maili nasıl daha kısa yazabileceğinizi düşünün. Lifehacker’dan Nick Douglas paylaştığı bir yazısında mükemmel e-posta yazabilmenin yollarını şu şekilde açıklıyor:
Atacağınız mesaja bakın ve o mesajdan tüm özelleştirmeleri, ön tahminleri ve gereksiz kelimeleri söküp atmalısınız. Bunların tümünü yazmayarak bir şey kaybetmezsiniz. Fakat bunları çıkartmamanız soruna yol açabilir. Temelde aynı olan bir başka düzenleme aracı ise muhtemelen ısınma turu olan ilk paragrafı silmektir. Ayrıca tekrarlamanın sınırlarını aşan o son paragrafı da silmek gerekiyor. Böylelikle okuyucuların zaman ve enerjilerini kurtarmış olabilirsiniz.
E-posta metnini özelleştirmelerden ve ön tahminlerden arındırırken, bir de daha güçlü ve anlam yönünden açık cümle alternatifleri bulabilirsiniz. “Gecikme için üzgünüm.” yerine örneğin; “Sabrınız için teşekkür ederim.” yazabilir, çizimleri ile tanınan tasarımcı-karikatürist Dani Donovan’in E-mail Like A Boss (Patron gibi E-posta’la) basılabilir infografiğini ilham almak için kullanabilirsiniz.
Dikkat eksikliği ve Hiperaktivite bozukluğu konusuna odaklanan Donovan, bu çalışmada hem kendisine hem de insanlığa yol göstermeyi amaçlamış.
Ünlem işaretinin, emojilerin, edatların (“sadece”,”muhtemelen” vb.) fazla kullanımının tehditkar olmadığı ve dostça hissedildiğini düşünmek gibi kötü bir alışkanlığım var. (“sadece merak ediyorum / sadece doğruluyorum / sadece kontrol ediyorum / yalnızca emin oluyorum / yalnızca bilmeni istiyorum.”) gibi …
Donovan’in diğer e-posta ipuçları ise tekrarlamakta olan taslak e-postaları durdurmak ve bu ayrıntılı, defalarca düzeltme yapılmış e-postaları ana konuşmaya dahil etmektir (Tercihen, yeniden yeniden yeniden düzenlemeye saatler harcamadan önce.). Hepimiz bazı e-postaların birer posta olarak kalması gerektiğini biliyoruz, böylece iletişime dair bir kayıt tutabilmeniz için Nick Douglas’ın “Üç Dakika Kuralı” olarak adlandırdığı kuralın da yararı olabilir:
E-mail yazarken veya yanıtlarken sorun yaşıyorsanız işte size bir hile; zamanlayıcınızı 3 dakikaya kurun ve tüm maili bu süre zarfında yazın.
Bu kural bütün durumlar için geçerli olmayabilir fakat gelen kutunuzda ki e-postaları temizlemenize yardımcı olabilir.
Yani üç dakika, üç cümle, mümkün olduğunca az ön tahmin. Bu üç tavsiyeyi kullanarak 2020’de e-mailleri daha etkin kullanabilirsiniz.
