“Sabit Programlı Üretkenlik”le Az Zamanda Çok İş

Çok yoğun ve stresli bir programım olması gerek. Sebebi ise, çok emek isteyen bir bölümde yüksek lisans yapıyor olmam. Birkaç makale üzerinde çalışıyor ve aynı zamanda tezim için önemli fikirler bulmak için çabalıyorum. Asistanlık yapıyorum ve ayrıca aldığım dersler de var. Blog yazıyorum, bir dergide yazarlık yapıyorum ve bununla da yetinmeyip yazacağım muhtemel kitap için araştırma yapıyorum.

Herhalde günde 7 – 8 dakika uyuduğumu tahmin ediyorsunuzdur, ki bu pek de mantıksız bir tahmin sayılmaz. Ancak tahmininiz doğru değil.

Çalışma Programım

Haftalık çalışma programım şu şekilde:

• Hafta içi her gün 9-5 arası
• Pazar sabahları

Bu kadar. Sıkılmadığım sürece, saat 5’ten sonra ya da cumartesi günleri bilgisayarımı açmıyorum bile. Boş vaktimi canım ne isterse onu yaparak değerlendiriyorum.

Peki bu kadar iş yükünü böylesine boş vakit tanıyan bir program ile nasıl dengeliyorum? “Sabit Programlı Üretkenlik” adını verdiğim bir yöntem ile.

Sabit Programlı Üretkenlik

Yöntem şu şekilde işliyor:

1. Çalışma ve rahatlama dengesini en iyi şekilde kurabileceğiniz çalışma saatlerini belirleyerek programınızı oluşturun.
2. Bu programı bozmamak için elinizden geleni yapın.

Kulağa kolay gibi gelebilir. Ancak tekrar düşünün. İkinci maddeyi uygulayabilmek göründüğü kadar kolay değil. Üzerinde çalıştığınız projeleri, sorumluluklarınızı ve çalışma alışkanlıklarınızı ele aldığınızda muhtemelen planladığınız ideal programdan çok geriye düşersiniz. İdeal bir programı sürdürmek için sert tedbirler almanız ve uygulamanız gerekir. Örneğin:

• Çalıştığınız proje sayısını azaltmak
• Size faydası olmayan alışkanlıklarınızdan kurtulmak
• Biraz özgürlük ve zaman kazanımı için bazı insanları üzmek zorunda kalmak
• Ertelememek

İlk bakışta bu maddeler yerine getirmesi çok zormuş gibi görünebilir. Ancak, “Haftaiçi saat 5’ten sonra çalışmak istemiyorum!” gibi bir hedefiniz olduğunda yukarıda saydığım maddeleri günlük hayatınızda uygulamanın ne kadar kolay olduğunu göreceksiniz.

Bir örnek inceleyelim.

Örnek Vaka İncelemesi: Benim Programım

Benim programım, bahsettiğim yöntem için güzel bir örnek oluşturuyor. Görece az olan çalışma vaktimi değerlendirirken çok dikkatli olmam gerekiyor. Çevremde, 12-3 rutinine (meşhur MIT döngüsü) düşmenin ne kadar kolay olduğunu anlayacak kadar kızarmış gözüyle ortalıkta dolaşan uykusuz insan görüyorum. Aşağıdaki teknikleri uygulayarak da programıma çizdiğim sınırların içinde kalmayı başarıyorum.

• Projelerimi sıraya diziyorum. İki proje dizisi üzerinde çalışıyorum. Öğrenci projeleri ve yazı projelerim. Aynı anda, iki gruptan da birer proje üzerinde çalışıyorum. Bitirince diğerine geçiyorum. Bu şekilde odaklanarak hem iyi kaliteli sonuçlar elde ediyorum hem de birçok proje arasında koşturarak vakit kaybetmiyorum.
• İstekleri ne zaman karşılayabileceğim konusunda çok açık bir tavır benimserim. Ve beklentileri karşılamam vakit alabilir. Eğer birisi, programıma dahil olacak bir istekte bulunursa, bu isteğe ne zaman cevap verebileceğim konusunda gerçekçi bir değerlendirme yaparım ve bunu onlara söylerim. Vakti geldiğinde de bu isteği yerine getiririm. Bu durumdan sıyrılmak için insanlara, uzun bir süre beklemeleri gerektiğini söyleyebilirsiniz, tabii zamanı geldiğinde sözünüzü tutmak kaydıyla.
• Geri çeviriyorum. Eğer projelerim yoğunsa ve bu yüzden isteği yerine getiremeyeceğimi düşünüyorsam isteği geri çeviririm.
• Projeleri bırakıyorum. Eğer çalıştığım proje kontrolden çıktıysa ve çok fazla zamanımı almaya başladıysa o projeyle uğraşmayı bırakıyorum. Halletmem gereken önemli bir şey önüme gelirse ve proje ile çakışıyorsa, daha önemli olan üzerinde çalışıyorum. Ya da bir sorumluluk çok fazla zamanımı tüketiyorsa onu yerine getirmekten vazgeçiyorum. Size bir sır vereyim: kimse küçük çapta yaptığınız işlerle ilgilenmiyor. İnsanlar sizi değerlendirirken, büyük çapta başardığınız işleri dikkate alıyorlar.
• Müsait olmuyorum. Genellikle okuldaki kütüphanelerin bulunması kolay olmayan, ücra köşelerinde çalışıyorum.E-postalarımı gün içinde sadece birkaç kez kontrol ediyor ve yanıtlıyorum. İnsanlar mesajlarına yanıt alabilmek için beklemek zorundalar. Genelde beni bulmak zordur. Bazen insanlar bu durumdan rahatsız oluyorlar. Ancak aslında acil bir şekilde bana ulaşmaları gerekmiyor ve bana gelen mesajlara makul bir zaman içerisinde cevap veriyorum. Onlar da ayak uyduruyorlar ve ben de işleri hallediyorum.
• İşlerimi grup halinde hallediyor ve alışkanlık haline getiriyorum. Düzenli bir şekilde yapmam gereken şeyler bir alışkanlık haline geliyor. Bir şeyi hep belli bir vakitte yapıyorum. Mesela blog yazılarımı pazar sabahları yazıyorum. Ya da seminerlerim için yapmam gereken okumaları pazartesi ve cuma sabahları yapıyorum. Sıradan işler için yapılan alışkanlık tarzı programlar, sıradan olmayan ve daha çok emek gerektiren işlerin kolayca halledilmesine yardımcı oluyor. Ayrıca haftalık programdaki işlerin üst üste binmesini de engelliyor.
• Erken başlıyorum. Bazen gerçekten çok erken çalışmaya başlıyorum. Önemli olduğunu düşündüğüm projelerde asla ertelememe müsaade etmiyorum. Eğer programım için bir işe 2 – 3 hafta önceden başlamam gerekiyorsa öyle yapıyorum.

Neden İşe Yarıyor?

Vaktinizi herhangi bir anda kendinizi üretken hissettirecek bir şeyler yaparak kullanabilirsiniz. E-postalarınızı kontrol ederek, internette gezinerek ya da dünyanın en uzun yapılacaklar listesiyle ilgilenerek daima bir şeyler yapıyor olabilirsiniz. Ancak öyle bir an gelecektir ki, işlerinizin asla bitmeyeceğini ve bununla yüzleşmeniz gerektiğini kendinize söylemeniz gerekecektir. Eğer bunu yapmazsanız biriken işleriniz daima başınıza bela olacak ve verimsiz, yorucu planlar yapmanıza sebebiyet verecektir. Sonunda ise kendinizi yorulmuş ve bir şeyleri tamamlayamamış olarak bulacaksınız.

Planınızı istediğiniz gibi yapın. Sonra kalan her şeyi planınıza göre ayarlayın. Esnek ve verimli olun. Eğer bir şey planınıza uymuyorsa onu değiştirin. Ancak asla taviz vermeyin, sonuna kadar gidin. Sizin programınızı sizden başka kimse önemsemiyor. O yüzden planınızı düzgün yapın.