Yapacağınız sunuma nasıl hazırlanmalısınız?
Konferans verme serüvenime başlamadan evvel başarılı konuşmacıları dinledim ve onlara nasıl başarılı konuşmalar yapabildiklerini sordum. Evrensel cevap şuydu: “Önceki gece kendimi otel odama kilitledim ve prova yaptım.”
Peki başarılı konuşmacılar kendilerini nasıl hazırlıyor ve nasıl prova yapıyorlar? Hâlâ bilmiyorum: Sorduğumda bana kendilerini otel odalarına kilitlediklerinden başka bilgi vermiyorlar. Ama Ocak’tan beri verdiğim 30 konferansın ardından size, gösterişli bir sunum için nasıl hazırlanıp prova yapılması gerektiğini söyleyebilirim.
Sahneyi Tanı
Hazırlanmanın ilk basamağı olarak konuşma yapacağınız yere çok önceden gidip orayı tanıyın. Mekan (salon, oda vs.) nasıl gözükecek, siz nerede duruyor olacaksınız, ne tür ekipmanlar kullanılacak gibi soruların cevaplarını önceden edinin. Sizi konuşmanızı yapmak üzere davet eden kimseye sormanız gereken asgari soruları aşağıda sıraladım:
- Orada kaç kişi olacak?
- Kimler gelecek ve onların neler duymasını istersiniz?
- Ekran olacak mı?
- Ekran ne kadar büyük olacak?
- Mikrofon verilecek mi? Ne tür mikrofon kullacağım? (kulak üstü, kablolu, sahne mikrofonu)
- Ne tür slayt programı kullanmalıyım? Powerpoint, PDF, Keynote, Prezi?
- Sunumu laptopumdan mı yoksa sisteminizden mi yapacağım?
- Sahnede bulunduğum slaytı görebileceğim bir ekran olacak mı?
- Ayrıca bir sonraki slaytı görebileceğim bir ekran olacak mı? (çok kullanışlı)
- Sunumum kayda alınacak mı?
Son madde önemli, çünkü öyle bir durumda konuşmanıza biraz daha özen göstermelisiniz. Espirileriniz salondakilerin yanında sonradan seyredenlerin anlayabileceği şekilde olmalı.
Organizatörler sizin konuşmacı olarak katılmanızı istediklerinde bunun olması için genellikle ellerinden geleni yaparlar. Ben de sahneye bir ekran ya da laptopumla sunum yapabilme imkanı talep ederim. Şimdiye kadar hiç geri çevrilmedim. Siz de ihtiyaç duyduklarınızı istemekten çekinmeyin.
Slaytlarınıza Hakim Olun (hiç olmazsa bir hafta öncesinden)
Dışarıda harika slaylar hazırlamak, harika sunumlar tasarlamak konusunda çok sayıda kitap mevcut. Ama slaytlarınızı tanımanızla ilgili o kadar yok.
Benim bahsetmek istediğim konu, sunacağınız materyeli iyi tanımanız ve onu sunmada ‘uzmanlaşmanız’. Bütün bölümleri en az bir hafta öncesinden tamamlamanız gerektiğini unutmayın.
Önce, konuşmanızı yazın. Her sunumda, konuyu belirli bir noktaya getirmek için bir hikaye anlatmak gerekir. Bu da anlatımınızı somutlaştırır. Her slaytı inceleyip, o slaytta söylemek istediklerinizi yazın. Slaytları bölmek ya da yeniden dizmek suretiyle akıcılık sağlayabilirsiniz.
Yazma işi bittiğinde, bir kamera karşısında sunum denemesi yapın. Kağıttan okuyabilirsiniz ama konuşmanızı kameraya kaydedin. Sonra kendinizi seyredin. İlgi kaybı yaşadığınız yerler oluyor mu bakın? Bu yerlerde slaytınızı ya da sunuşunuzu değiştirebilirsiniz.
Şimdi, her slaytı ayrı bir kelime ile isimlendirin. Boş vakit buldukça bunları aklınızdan sıralamaya çalışın. Duş alırken, gece uyumaya çalışırken ya da konuşmanız olduğu günün sabahında…
Sonra, ikinci bir sunum hazırlayın. Bu sunum, tam olarak ilki kadar slayt içermeli. Slaytlardan belli birkaç noktayı yazın. Bu sizin not sunumuz olacak.
Tekrar kameraya karşı sunum yapın. ama bu sefer görsel slaytlarınız yerine not sunumunuza bakın ve gözünüz mümkün olduğunca kamerada olsun. Bunu ayakta durarak ve bilgisayarınıza bakmayarak yapın. Not sunumlarımı telefonunuza yükleyerek, herhangi bir yerde prova yapma imkanına kavuşabilirsiniz.
Yine çektiğiniz görüntüyü seyredin. Okuma ihtiyacı hissettiğiniz anları fark edin. Gerekiyorsa vurgulamaları güçlendirin. Buna notlara bakmanıza gerek kalmayana kadar devam edin.
Bir kez daha kameralı prova yapın. Bu sefer normal sunumuzu kullanın. Sunum programınızdaki “spiker notları” bölümüne notlarınızı koymayışınızın amacı onlardan kurtulmanız ve seyircilerinizle sunum yapabilmenizdir.
Seyirciyi Sınayın (hiç olmazsa bir hafta öncesinden)
Buna pek vakit bulamam ve kendimi konuşmam üzerine diğer insanlardan daha sert eleştirim. Ama geribildirimine güvendiğiniz, espirilerinizi ve tepkileri ölçebileceğiniz biri karşısında prova yapmak çok faydalı bir alıştırma olur. Ortaya sizin için acayip komik bir espiri atıp da seyircinin bunu komik bulmayıp sunumunuzun geri kalanından kopması gibisi yoktur.
Bu kişinin size verdiği geribildirim, seyircilerin tepkilerini araştırdığınızda elde ettiğiniz veriler kadar önemli değil. Bu insanlar sizi tanıyor olabilir de olmayabilir de. O kişinin saate bakmamasını sağlayamadıysanız, seyircileriniz size twitter akışlarından daha çok ilgi göstermeyeceklerdir.
Geribildirimi yine de alın. Arkadaşlarınız genelde objektif olamasa dahî… Çoğu kişi hislerinizin incinmemesini, size karşı dürüst olmaktan daha üstün tutar.
Büyük Gösteri
Eğer konuşmak için bir yere seyehat ediyorsanız, konuşma gününde gitmemeye çalışın. Hava ulaşımının
belirsizliğinden ziyade, uçuş sizi sıkıntıya sokup konuşmanızın fakirleşmesine yol açabilir.
Organizasyonun yapılacağı yere bir gün önce öğle vakti gidin. Organizatörlerden sunum yapacağınız yeri görmeyi ve slaytlarınıza şöyle bir bakmayı isteyin. Sonrasında kendinizi odanıza kilitleyin. Tekrar not sunumunuzun üzerinden geçin, onlarla defalarca prova yapın. Oda servisi isteyin. Sunumunuzu en az 5 kere yapın. Bu noktada sunumu değiştirme düşüncenize karşı koyun. Gösteri öncesi heyecanınız, karar mekanizmanızı tesiri altına alabilir.
Akşam ağır yemeklerden kaçının. Kahveden uzak durun. Konuşmacı kartınızı almaya gitmeniz gerekmesi dışında insanlarla görüşmeyin. Erkenden yatağa girin, slaytlarınıza isim olarak verdiğiniz kelimeleri sıralamaya çalışın.
Sunum sabahı, konuşmanızdan birkaç saat önce, sunumunuzun üzerinden son bir defa daha geçin. Hafif bir kahvaltı yapın. Sıranızdan bir saat öncesinden kuliste olun (eğer sahneden çağırılmayacaksanız). Kuliste şamata yapmayın. Notlarınıza göz atın. Maillerinize bakmayın. Notlarınıza göz atın. Facebook’a girmeyin. Notlarınıza göz atın.
Sunum iyice yaklaştığında artık gözden geçirmeleri bırakın. Sunumu nasıl başaracağınızı düşünün. Derin nefes alın. Kafanızı boşaltın ve rahatlayın. Konuşmacıların %90′ sunumlarını sizin kadar hazırlanmadan yapıyorlar. Bu da demek oluyor ki; seyircileri hayran bırakacaksınız.
Konuşmanızdan sonra da orda kalın. Diğer konuşmacılara sorular sorun. Katılımcı olun. Bu sizin ulaşılabilir olduğunuzu diğe insanlara gösterir. Böylece konuşmanızdan doğacak fırsatların sayısı artış gösterir.
Son olarak, organizatörlere yoğun çalışmalarından dolayı teşekkür etmeyi ihmal etmeyin. Büyük konferanslarda bu pek göremediğimiz bir durum. Bunun yanında slaylarınızı yürütenlere, mikrofonu takanlara da teşekkür etmek çok mühim.
Eminim daha önceden duymuşsunuzdur, ama ben yine de söyleyeyim: Çok az şey, zaman harcama için, iyi bir konuşma yapmaktan daha yüksek dönüşü olan bir yatırım olur. Çok az şey, yeterince hazırlanmayıp böylesi bir fırsatı boşa harcamak ve bir sürü insanın vaktini çalmaktan daha saygısızcadır. Yani biri sizi konuşma yapmak üzere çağırdığında, bunu iş edinin. Güzel konuştuğunuz için size açılacak kapı sayısı çoktur. Ben bu teknikleri bütün konuşmalarımda uyguladım. Umarım sizin işinize de yarar.
