Maillerinizi günde kaç kere kontrol etmelisiniz?
2 hafta önce iş verimini sabote eden 6 alışkanlığı yazmıştık. İlk madde posta kutusunu çok sık kontrol etmekten bahsediyordu. Neticede O maddeyi daha da açıp, başlı başına bir yazı olarak yayınlamak istedik.
İş maillerini düzenli bir şekilde kontrol etmelisiniz. Yoksa size ulaşmaya çalışan patron ve iş arkadaşlarınızın öfkesini üzerinize çekersiniz. Bir maile 5 dakika için cevap vermediğinizde bile tembel olarak yaftalanabilirsiniz.
Ama bazı uzmanlara göre posta kurdu olmanız çalışma veriminize ciddi bir darbe vurabilir. 15 dakikada bir e-maillerini kontrol edenlerdenseniz, aslında kendi kendinize kötülük yapıyor olabilirsiniz.
Ne kadar sık olması normal?
Bu konuda güvenilir bir istatistiğin çıkarılması çok zor. Yapılan anketlere katılanların %40 kadarı günde 6 ile 20 kez arasında kontrol ediyor. Tabi insanlara mail alışkanlıkları hakkında soru sorulduğunda ne kadar açık sözlü olabilecekleri meçhul.
2009 yılına ait bir başka araştırmada da insanların %56,4‘ünün günde 0-5 defa mail kutularına baktıkları belirtiliyor.
“Asla Sabahleyin Mailleri Kontrol Etme”
Amerika’nın en popüler reality show’larından birinin organizasyon uzmanı, kitabında, sabah işyerine gelindiğinde yapılan ilk işin maillere göz atmak olmasının yanlış bir çalışma hissi oluşturabileceğini söylüyor. 40 maile cevap verip çok iş yapmış gibi hissedebilirsiniz, ancak muhtemelen daha yığınla evrak, toplantı ve telefon görüşmesi sizi bekliyordur. Maillere cevap vermek işinizin bir parçasıdır. Ama her zaman size ve şirketinize doğrudan para kazandırmaz.
Üretim uzmanlarından bir kısmı da ona katılıyor. Hatta iş veriminin anahtar cümlesi hâline getirmişler: Maillerinizi kontrol etmeyin. Önemli bir iş üzerinde 30-45 dakika çalıştıktan sonra posta kutusuna bakılmasını tavsiye ediyorlar.
24 saat metodu
Bir diğer grup, mailleri geç vakitte kontrol etmek yerine, günde bir kez sabahları kontrol etmeyi savunuyor. Günün ilk birkaç saatinde gelen kutusunu boşaltıp, geri kalan zamanınızı ona göre planlamanın daha etkili bir yöntem olduğunu ifade ediyor. İlerleyen saatlerde de gerekmedikçe posta kutunuza bakmayarak, iş hızınızı düşürmemiş olursunuz.
Bu sekreter ya da alt kademe çalışanlar için uygun bir metod olmayabilir. Ama daha yüksek bir kademede ya da kendi işinizde çalışıyorsanız, üretkenliğiniz için çok faydalı bir yol.
Kararsızsan, Kendine Sor
Bir başka görüş de mail kontrol kriterleri üzerine. Posta kutunuzu açtığınız her seferinde kendinize şu 3 soruyu sorun:
1. Alakalı mı?
2. Çözebilir miyim?
3. Uğraşmam 2 dakikadan az sürer mi?
Bu şekilde yeni gelen maillerinizin üstesinden etkili bir şekilde gelebilirsiniz.
Günde 5 Kere
Henüz karar verememişseniz size bir uzman tavsiyesi daha:
“Gelen kutunuzu günde sadece 5 kere kontrol edin: Sabah ilk iş olarak, öğlene doğru, öğle yemeğinden sonra, akşama doğru ve gün sonunda. Eğer yapabilirseniz daha azı ile de kifayet etmeyi deneyin. Bunun için otomatik gönder/al özelliğini kapatın. Bu şekilde işinizi bölünmekten ve dikkatinizi dağılmaktan korumuş olursunuz.”
Sizin günlük rutininiz nedir? Bu yöntemlerden herhangi birini benimsemeyi düşünüyor musunuz? Bizimle paylaşın.
