Toplantıları Daha Verimli Geçirmek için İpuçları

Çoğu insan; toplantıları, bir odada talepleri ve istatistikleri uzunca süre ezbere okuyan patronun etrafında toplanmış, ona uykulu gözlerle dalgın dalgın bakan çalışanlar ile hayal eder. Bu durumda patronlar çalışanlarını toplantıya dahil etmezse ve çalışanlar belirlenen gündeme odaklanmaktan yoksun olursa toplantı süreçleri büyük bir zaman kaybı olabilir. Fakat toplantılar etkileşimli, üzerine odaklanılmış ve eksiksiz bir şekilde planlanmış olursa oldukça verimli geçebilir.

Üç adımda ofis toplantılarını daha verimli geçirebilmek için:

1. Toplantı anları unutulmaz olmalı

Toplantılar özgün ve hatırlanmaya değer olursa dikkat çekebilir. Toplantı saatleri belirlenirken 9:15 ya da 9:30’dan ziyade 9:17 gibi alışılmışın dışında bir zaman dilimi olmalıdır. Bu konu ile ilgili çalışan ilişkileri ve şirket kültürü üzerine çalışmalar yürüten TINY Pulse‘ın İletişim yöneticisi Neal MacNamara, şirketinin toplantı saatlerinin sürekli 8:48 olmasını şu şekilde açıklamış; “İşe geç kalma durumu hemen hemen ortadan kalktı.” Bunun gibi basit bir değişiklik ile çalışanları toplantının sabahında parmak ucunda tutabilir ve hiç kimsenin ayaklarını sürükleyerek, gecikmiş bir şekilde geldiği görülmez. Toplantının başında insanları birbirine kaynaştırmak için farklı yöntemleri kullanmak gerekir ve bu yöntemler güncel toplantı gündemi ile doğrudan ilişkilendirilirse etkili olur. Çalışanların düşüncelerini açığa çıkarmaları için zaman verilmeli böylelikle dakikalar öncesinden iş arkadaşlarıyla konuşmuş olurlar ve konuları tartışmanın gideceği yön doğrultusunda açıkça konuşmaktan çekinmezler. Toplantının son 5-10 dakikası soruların ya da endişelerin konuşulması için kullanılmalı ,böylelikle toplantının başından sonuna kadar olan meseleler bu şekilde tekrar ortaya çıkabilir. Çalışanlara “Sorularınız varsa ofisime gelebilirsiniz.” demektense bu şekilde tasarlanmış zaman diliminde yüz yüze gelinip problemlerle baş edilebilir. Bu özellikle etkili bir yöntemdir çünkü büyük ihtimalle birden fazla kişi benzer sorularla size gelebilir ve toplantının lideri bu soruları beşer defa, teker teker cevaplamak yerine herkesin içinde cevaplayabilir.

2.Toplantılar daha etkili hale getirilmeli

Tüm toplantılar belli bir gündeme sahip olmalı. Böylece tam olarak hangi konuların görüşüleceği belli olur. Bazı ofislerde toplantılara gecikildiğinde uygulanan cezalar vardır. Bu cezalar şiddet içerikli değildir; aksine işe geç kalma ve yarıda kesme konusunda mizahi ve mahcup edici cezalardır.

Bir firma işe geç gelen elemanlarını bir şarkı ya da tekerleme söyleyerek şirkete girmeye zorluyor. Bu da tabi ki rahatsız edici. İş arkadaşlarının yaptıkları ciddi işin arasına böyle dikkat dağıtıcı bir şekilde girmek kimsenin hoşuna gitmiyor. Bir diğer şirket ise çalışanlarını telefonlarını kapatmayıp toplantının gidişatını etkilediklerinde şirkete bağış yapmakla cezalandırıyor. Bu cezalar kesinlikle disiplin kurallarından iyi işliyor ve çalışanların moralinin yüksek tutulmasına yardımcı oluyor.

3.Toplantı süreleri kısa tutulmalı

Herkes kısa süren toplantılardan hoşnut kalır, değil mi? Peki, o halde şunu söyleyebiliriz; zaman etkili kullanılırsa tüm toplantıların süresi kısalabilir. Her çalışan toplantıdayken kendi dikkatlilik ve dakikliğinden sorumlu tutulmalı, toplantıyı ayarlayan kişi aynı zamanda zaman yönetimi konusunda etkin olmalıdır. Kısa ve öz bir gündeme sahip olmak, tadını kaçırmadan toparlayabileceğiniz bir toplantının ilk adımıdır. Çoğu şirket bir insanın zamanın yalnızca 25-30 dakikasına odaklandığının bilincindedir ve bu zaman aralığı ne kadar uzarsa konuşulanlar bir kulaktan girip diğerinden çıkar.